OpenEduCat es una aplicación vertical o especializada en la gestión integral de centros educativos de todo tipo como colegios, facultades, centros de investigación, escuelas, institutos, business schools o escuelas de negocio, instituciones de capacitación, etc. Básicamente, cubre las áreas típicas de gestión administrativa u organizacional; financiera y contable; y académica o de gestión pedagógica (administración de alumnos, administración de profesores, administración de cursos, administración de cobro o pago online, gestión de instalaciones del centro, gestión de inscripciones de alumnos, gestión de facturación, registros de asistencias, mecanismos de evaluación e indicadores, evaluaciones y calificaciones, gestión del campus y residencia, etc.).

OpenEduCat no es una aplicación independiente, sino que se integra como un módulo opensource de Odoo ERP que es uno de las plataformas empresariales más potentes del mercado. Esto significa que a través del binomio Odoo ERP + OpenEduCat el centro educativo puede dar un salto a su digitalización completa tanto de sus procesos académicos, como del resto de sus procesos administrativos en forma integrada, ventas, compras o abastecimiento, comercio electrónico, gestión de clientes o CRM, gestión y valoración de proyectos y tareas, gestión de almacén o inventario o stock, gestión financiera y contabilidad, facturación electrónica, gestión de recursos humanos y nóminas, gestión documental, gestión de eventos, email marketing y comunicaciones, analíticas del negocio, se puede enlazar con la plataforma de LMS Moodle, etc. Si se tratase de un grupo educativo tuviese diversas empresas, centros educativos o unidades de negocio especializados podría ser gestionado y monitorizado con esta misma aplicación en su versión multi-empresa.

I. Funcionalidades del Core o Núcleo de OpenEduCat

(i) Gestión de Estudiantes: Permite mantener la información de cada estudiante para que de forma fácil se puede acceder.

• Portal estudiantil
• Actividades y logros
• Información de salud
• Dirección e información para los padres
• Perfil detallado del estudiante
• Categorización de estudiantes
• Admisión de múltiples alumnos a un curso o varios cursos
• Solicitud y Admisión

(ii) Gestión de personal del centro educativo: para administrar la información del profesorado como habilidades, títulos, cursos y registros de empleo anteriores.

• Perfil de la facultad
• Seguimiento de habilidades
• Conectado con la gestión de recursos humanos
• Programación de la sala de clase
• Programación de cursos
• Gastos de nómina

Los centros educativos en general, como las escuelas, colegios, institutos, academias, facultades, business schools, universidades, se enfrentan actualmente a ciertos problemas comunes que hasta hace unos pocos años no tenían. Los desarrollos tecnológicos y las nuevas formulaciones educativas facilitan el tránsito de los sistemas antiguos de gestión hacia la utilización de plataformas de software especializadas para administrar, proteger y encontrar los datos o información necesaria en el momento adecuado. Este tipo de software de gestión se viene utilizando en el mundo empresarial con éxito desde hace un par de décadas y se denomina genéricamente “sistemas de planificación de recursos empresariales” (ERP, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning).

Una plataforma ERP educativa integra la gestión de las múltiples actividades que los colegios y universidades de hoy en día llevan a cabo, por mencionar algunas, la información de los estudiantes, profesores o docentes (clases, evaluaciones, costo hora, disponibilidad horaria y tiempo de desplazamientos, programas, competencias, consultas, evaluación de desempeño docente ..), el personal, la administración (planificación, programas educativos, gestión del cuerpo docente y personal del centro), comunicación, control de procesos de enseñanza, gestión financiera y contable, tareas de logística, calendario de clases, carreras, asignaturas, calificaciones de los exámenes, gestión de documentos, reserva de espacios físicos, mantenimiento de equipos, actividades extraescolares, idiomas, comedores, rutas de los vehículos o autobuses escolares, educación online (campus digital), etc..

En este artículo informamos sobre algunas de las plataformas educativas de fuente libre u opensource. Esto significa que el software está a disposición de cualquier persona u organización para su revisión o análisis con total libertad. Estas aplicaciones opensource tienen una versión gratuita (que los usuarios pueden utilizar sin coste alguno) y una versión premium de pago.

¿En qué beneficia una plataforma ERP a un centro educativo, colegio, facultad o universidad?

Los objetivos generales de este tipo de plataformas son la simplificación de los procesos, la automatización de tareas, el empoderamiento de los maestros, el fomento de la participación de los padres y una mayor participación de los estudiantes en las actividades académicas y extra-académicas. Pero más concretamente:

• Mejora la organización: en primer lugar, el enorme volumen de datos o información que gestionan aumenta exponencialmente. Un ERP evita demoras y muchos problemas para encontrar y mantener los archivos y documentos. Elimina casi por completo el papel.
• Satisfacción del personal, profesores y alumnos: Un ERP educativo agiliza la información y la pone a disposición del personal autorizado. Cuando la gestión fluye el personal se puede centrar en su trabajo (quitando muchas preocupaciones innecesarias) lo cual da confianza, autoestima y satisfacción personal.
• Rentablilidad: El tiempo, el esfuerzo y el dinero que se emplea en impresión o fotocopias de documentos, libros, evaluaciones, títulos, carpetas y archivos se reduce al mínimo. Un ERP es sinónimo de digitalización, no consume espacio de almacenamiento físico. La documentación no se deteriora. Los archivos documentales se conservan con varias copias de seguridad. Ayuda también a optimizar los recursos humanos de centro educativo.
• En el caso de las aplicaciones opensource gratuitas la rentabilidad también deviene de no tener que pagar licencias por el uso del software. Seguramente, si tendrán que pagar los demás costes comunes en este tipo de software como los costes de implantación, personalización para cubrir las necesidades particulares del centro educativo, mensualidad del servidor donde se implanta el software, mantenimiento y seguridad, formación de los empleados que gestionarán la plataforma y algún otro gasto. En cualquier caso el precio será mucho más barato que el del software privativo.
• Automatización de la administración: La automatización de la gestión ayuda a tomar mejores decisiones, más rápidas y con la mínima participación humana. Por ejemplo, cuando el profesor calificaba los exámenes la información de la nota o calificación de dicho examen a los estudiantes se hacía en forma manual y, a veces, presencial. Con un ERP, los resultados se pueden calificar digitalmente en unos pocos minutos y se pueden enviar notificaciones a todos y cada uno de los estudiantes a su cuenta personal (o email o SMS) y a la administración del centro. Esto permite que la información llegue a quien tenga que llegar y quede constancia documental de todo el proceso.
• Respuestas más rápida: Normalmente los centros educativos demoran varios días o incluso semanas en responder a una simple solicitud. La razón de esto es que carecen de administración automatizada de datos, lo que se traduce en una respuesta más lenta. Si la organización utilizare un ERP, los datos permanecerán en todo momento frente a los ojos del operador y cualquier tipo de decisión o recuperación de información se puede implementar instantáneamente.
• Habilidades de cálculos complejos: hay varias decisiones y cálculos que requieren mucho análisis y esfuerzo humano. Si el centro educativo desea, por ejemplo, recuperar las calificaciones de algunos estudiantes de una clase durante los últimos 3 años; manualmente, debería investigar a través de varias hojas de documentos antes de poder llegar a una conclusión. Pero si se utilizare un ERP, simplemente habría que ejecutar algunas consultas en el sistema y los resultados aparecerán en pantalla unos segundos.

Principales plataformas de fuente abierta para gestión académico universitaria

- Odoo ERP Educación

Actualmente, el ERP opensource más avanzado y completo del mercado es Odoo ERP que es una suite modular que integra funcionalidades (módulos) para la gestión de todo tipo de empresas, entre ellas gestión financiera completa, contabilidad, compras, ventas, cobros, pagos, activos fijos, manufacturas o fabricación, stock, gestión o control de inventarios; gestión de almacén o bodega; gestión de proyectos; gestión integral de compras, ventas, marketing; gestión de relaciones con los clientes o CRM; gestión electrónica de pedidos de venta – EDI; soluciones móviles para venta y preventa; call center de ventas integración web; tienda virtual; puntos de venta TPV o POS; gestión de marketing, analítica completa o BI Business Intelligence, gestión de Recursos Humanos RRHH; gestión documental y almacenamiento automático de pedidos, albaranes, facturación electrónica, etc. Odoo ERP compite en el mercado empresarial e institucional con desarrolladores de software como SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, SAGE y es utilizado por empresas como Boeing, Danone, Toyota, Hyundai, y miles de colegios e universidades de todo el mundo.

Junto con esto, se han desarrollado módulos sectores verticales determinados, por ejemplo, sector educativo (escuelas, colegios, facultades, academias, universidades, business schools, centros de investigación), sector salud (clínicas, centros médicos, hospitales), sector construcción, sector financiero, ingeniería y proyectos, sector alimentario, automotor, etc.

Al tratarse de una estructura modular, en el proceso de implementación se han de seleccionar los módulos de servicios que se quiera utilizar e implantarlos y, por otro lado, el módulo vertical específico, es decir, el módulo para formar el centro educativo o académico. Hay varios módulos desarrollados para este sector que funcionan perfectamente bien dentro de este poderoso ERP. Son muchas horas de consultoría y desarrollo pero bien implementado el resultado es muy satisfactorio.

Asimismo, Odoo ERP se puede integrar mediante módulos con OpenEduCat que, como se explica un poco más adelante, es una plataforma educativa opensource de alto nivel, de las más eficientes del mercado.

El Plan D Fomento de la Digitalización de las PYMES de Aragón está diseñado por el Instituto Aragonés de Fomento (IAF) en base a los siguientes elementos:

1. Estudio del impacto de transformación digital de las empresas de Aragón

Es un estudio que ya está en marcha en que se analizan los Clientes, Productos, Personas, Procesos, Información relacionados con la transformación digital de las empresas aragonesas.

2. Difusión: oportunidades de la digitalización entre las PYMES de Aragón

• Implantación de la Transformación Digital 
• Herramientas de marketing digital para PYMES
• Digitalización del negocio tradicional

3. Diagnóstico de la digitalización de las PYMES

Personas:

• Cultura digital en la empresa
• Perfiles de las personas Actitudes – Habilidades
• Proceso de Reclutamiento
• Formación

Procesos:

• Detección de nuevas oportunidades
• Nuevos productos/servicios
• Mejora de la productividad
• Creatividad e Innovación

Tecnología:

• Análisis y gestión de indicadores
• Comunicación Interna
• Marketing Digital
• Operaciones

Situación actual

• Situación actual de la empresa en entorno digital
• Comparación con sus competidores
• Capacidad de incorporar productos /servicios
• Estrategia Digital

4. Formación básica en herramientas digitales

• E-mail Marketing para mejorar ventas
• Taller práctico de videomarketing para pymes
• Herramientas de publicidad digital para vender más
• Posicionamiento SEO para pymes

El Plan D incluye también un programa avanzado de transformación digital de 25 horas de duración impartido por docentes expertos en la materia.

Qué es el Bono Kit Digital y Cómo Solicitarlo para software ERP, CRM, BI, ecommerce, etc?

5. Formación avanzada transformación digital para PYMES del Plan D

- Entorno global

Plan de Transformación Digital

- Personas

Habilidades digitales 4.0

- Procesos

• Marketing digital para pymes: Redes Sociales y analítica
• Estrategias para vender con comercio electrónico y marketplaces
• Innovación digital y aspectos legales
• Design Thinking
• Ciberseguridad

- Tecnología

• Empresa 4.0 Cómo diseñar una estrategia tecnológica para tu organización
• Gestión digital de proyectos: Principales metodologías y herramientas

- Modelo de Negocio

• Customer Development
• Business Model Canvas

6. Buenas prácticas

• Experiencias de éxito
• PYMES referentes aprender de los mejores
• Efecto demostración

7. Actuación en sectores

El sector de componentes de automóviles y el comercio tradicional son sectores relevantes para el Plan D de Aragón

8. Actuaciones interclusters

• Cluster Aeroespacial de Aragón AERA
• Cluster Logístico de Aragón
• Cluster de la Salud de Aragón
• Cluster de Automoción de Aragón
• Cluster de la Energía de Aragón
• Cluster Aragonés de Alimentación
• Cluster Aragonés de Tecnologías de la Información, Electrónica y Telecomunicaciones
• Cluster Aragonés para el uso eficiente del Agua

 El Plan D también comprende la realización de tres jornadas sobre los nuevos modelos de negocio, las herramientas de marketing digital para PYMES y la digitalización del comercio tradicional.

Fuente: Instituto Aragonés de Fomento (IAF)

Plan D (iniciativa de Fomento de la Digitalización de las Pymes de Aragón) tiene como objetivo principal ayudar a las empresas PYME de Zaragoza, Huesca y Teruel para iniciar el camino hacia la transformación digital. Lo que se busca con este tipo de programas es mejorar la competitividad de las pequeñas y medianas empresas para lograr su adaptación a los nuevos entornos que ofrece la economía digital. 

Las PYMEs de Aragón necesitan aumentar la información de su propia empresa, de su entorno y de su mercado accediendo a nuevas tecnologías más eficientes que las herramientas ofimáticas y de comunicación de los años 90.

Deben dar el salto a aplicaciones de gestión (programas de contabilidad, ERP y CRM), bases de datos, sitios web más complejos, aplicaciones para la mejora de la productividad y sistemas de seguridad informática como antivirus. Aplicaciones para compartir archivos en la nube, certificados digitales, gestores documentales, RFID, tratamiento de imágenes y software para trabajar y colaborar en movilidad mejoran de manera visible la productividad de las PYMES.

La gran apuesta de las PYMEs industriales aragonesas sería el adoptar aplicaciones para la gestión de la cadena de suministro o supply chain management (transformación operativa, producción, calidad, administración, planeación, mantenimiento), BI inteligencia de negocio, automatización industrial, internet de las cosas IoT, transformación logística almacenes, transporte y la planeación de la demanda, lo cual un buen ERP es suficiente. O familiarizarse con modelos de negocio más sofisticados como Data Analytics, Realidad aumentada, Tecnología Aditiva, Automatización, Conectividad, gestión y analítica en Social Media, Inteligencia Artificial, Ciberseguridad, Blockchain, entre otros sectores. Las ayudas del Plan D serán importantes para que las PYMEs de Zaragoza, Huesca y Teruel puedan mejorar su competitividad y las posicione -con mejores recursos- tanto a nivel nacional como internacional.

Qué es el Bono Kit Digital y Cómo Solicitarlo para software ERP, CRM, BI, ecommerce, etc?