Un software ERP (Enterprise Resource Planning) o de planificación de los recursos de la empresa, sirve para controlar, integrar la gestión y automatizar muchos procesos de la organización.

Un ERP, recopila, almacena, administra, controla e interpreta datos de varias unidades de negocio. Al recopilar los datos transaccionales compartidos en una empresa desde múltiples fuentes, el ERP elimina la duplicación de información y proporcionan integridad de los datos, porque actúa como una única fuente de información. Los ERP se diseñaron para la gestión de inventarios. Pero ahora, los sistemas ERP se han focalizado en la automatización de las tareas administrativas y en la optimización de los flujos de trabajo interdepartamentales. Básicamente, los ERP buscan maximizar la eficiencia, reducir los costes y aumentar la rentabilidad de la empresa.

¿Cuales son las funcionalidades clave de un ERP que impulsan la transformación de una empresa?

1. Gestión financiera

Un sistema ERP almacena, monitoriza y analiza todos los datos financieros, cuentas por pagar (deudas) y cuentas por cobrar (cobros), los activos, los cobros de proveedores y clientes, gastos de personal, los riesgos, presupuestos y predicciones.

Hace que aflore la información sobre gastos, para descubrir tendencias de ganancias o épocas del año en las que los gastos se disparan. Los datos permiten cambiar procesos improductivos que recortan ganancias o encarecen el producto final.

Un ERP con un buen sistema de gestión financiera (y que integre contabilidad, banca y pagos) puede optimizar la rentabilidad, medir el flujo de efectivo, determinar las obligaciones fiscales, garantizar el cumplimiento normativo y mantener la sostenibilidad de la empresa a largo plazo.

2. Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

Un ERP debe ayudar a reunir datos permitan a al equipo de marketing y de ventas conocer mejor las necesidades, preferencias y patrones de compra de los clientes. El CRM realiza el seguimiento de los datos de clientes y de las ventas.

La información que consigue el CRM ayuda a optimizar los esfuerzos de marketing y ventas. También ayuda a gestionar la facturación, proporciona información relevante y en tiempo real para preparar propuestas económicas o cotizaciones y controlar el estado general de los contratos. Facilita la trazabilidad del historial de compra de cada cliente, lo cual activa la posibilidad de realizar tácticas de ventas cruzadas o ventas adicionales de productos o servicio.

3. Ventas y marketing

El componente de ventas y marketing gestiona el flujos de trabajo de ventas: consultas de ventas, cotizaciones o presupuestos, pedidos de ventas y facturas de ventas.

Algunos sistemas ERP integran reglas de impuestos y rastreador de envíos.

Ventas y CRM trabajan juntos para acelerar el ciclo de ventas.

El cálculo manual de los márgenes de beneficios por ventas y de las ganancias es realmente complicado cuando hay muchas referencias. (Si la demanda es inelástica, podría fijarse un precio superior y tener más beneficios)

Un ERP automatiza este tipo análisis.

4. Recursos Humanos (RRHH)

El módulo de Recursos Humanos de un sistema ERP integra una serie de procesos que afectan a todos los trabajadores, y a la organización en su conjunto.

Unifica la gestión de la selección de personal, la incorporación a la empresa, el desempeño y compensación, la sucesión, la formación y la motivación de los empleados.

Pero la funcionalidad más importante de un módulo de RRHH es la gestión de nómina. Y la creación de las nóminas es una de las tareas más complejas a las que se enfrentan en el área de personal.

Hay actividades relacionadas con las nóminas que es muy pesado hacerlas manualmente, por ejemplo, el cálculo de nóminas con salarios garantizados, brutos o netos, transferencias de pago, impuestos, finiquitos, etc.

Implantar o implementar un ERP en una empresa industrial o de manufactura es a veces complicado porque pueden surgir potenciales conflictos entre la empresa implantadora o integradora del software ERP y la empresa en dónde el software se va a implantar. En este artículo analizamos por un lado las expectativas, intereses y en qué tipo de valores se enfoca la empresa de software y la empresa que contrata los servicios para implantar el ERP. Y al final del artículo, damos unos pautas sobre la forma en que el consultor o el equipo de consultores debería abordar la implantación a fin de mejorar las posibilidades de éxito en esta tarea.

Comparación de objetivos entre las partes

(i) El objetivo de la empresa de software

El objetivo principal es lograr éxito en la implantación del ERP

Para conseguir este objetivo, la empresa debe vender más Software. Porque vender más software les garantiza ampliar sus margenes de beneficios económicos, realizar más actividades de consultoría y formación, y también su contrato de mantenimiento anual recurrente. Es la base de su modelo de negocio.

Y para vender más software se debe centrar o poner el foco en prescribir más “funcionalidades”.

(ii) El objetivo de la empresa industrial

El objetivo principal es tener éxito en la implantación del ERP (objetivo compartido)

Pero, para esta empresa, éxito significa ver resultados, por ejemplo, reducir tiempo de procesos, aumentar la colaboración y centralizar los datos de la empresa.

Y para ver resultados necesitan el nuevo software.

Y para poder tener el software, la empresa se debe centrar en el proceso de implantación o implementación.

El proceso de implantación de un ERP pasa por varias etapas, que si se trabajan muy bien, el proyecto irá en muy buena dirección. Aquí damos algunos tips desde la planificación inicial hasta la puesta en producción del sistema ERP. Evidentemente, cada implantación será una experiencia diferente para cada empresa. No hay dos implantaciones iguales. 

I. Etapa de Planificación del proyecto ERP

- Establecer el equipo del proyecto ERP y los roles

Líderes de áreas implicados en el proyecto (ventas, servicios de atención al cliente, contabilidad, compras, operaciones y alta dirección)

- Examinar los procesos de negocio actuales y el flujo de información.

¿Qué procesos deben ser mejorados? ¿automatizados? ¿el personal debe pasar horas extras procesando documentación comercial? ¿cómo es el servicio de atención al cliente?

- Recopilar los documentos clave de la empresa

- Formularios y plantillas, facturas de compra y de venta, ofertas de venta y de compra, albaranes de venta y de compra, pedidos de compra y de venta, conocimiento de embarque, depósitos, etc.

- Establecer los objetivos core del proyecto

Reducir los retrasos, mejorar el tiempo de entrega (distribución), aumentar los rendimientos de producción,..

- Desarrollar un plan de proyecto de implantación

Metas y objetivos definidos, el presupuesto total, calendario, acciones de capacitación, responsabilidades individuales y del equipo.
El plan debe finalizar con una relación de “actividades concretas” para cada una de las personas del equipo.

II. Etapa de Revisión del Procedimiento

- Revisar las capacidades del nuevo ERP.

- Implementar un GAP Análisis, es el proceso de comparar “la brecha” entre los procesos que nuestra empresa viene realizando, con las funcionalidades del nuevo ERP.

- Identificar procesos manuales que deberán ser automatizados

- Desarrollar y documentar Procedimientos Operativos Estandarizados (POEs), es decir, las instrucciones para un determinado proceso de trabajo.

Por ejemplo:

¿Cómo gestionar los cambios de precios globales?
¿Qué pautas seguiremos para registrar nuevos prospectos y clientes en el CRM?
¿Cómo gestionaremos las campañas de email marketing para cumplir con la ley de protección de datos, la RGPD?
¿Cómo agregamos un nuevo producto o fórmula?

 

El precio de implementar un ERP se establece teniendo en cuenta muchas variables, y a veces es particularmente difícil porque cada empresa u organización funciona de manera diferente y según como sean sus procesos demandará una tecnología o unos servicios que hay que determinar caso por caso. En este sentido, podríamos analizar cuales son los factores que influyen en el establecimiento del precio del ERP en las pequeñas y medianas empresas PYMEs que requieren servicios externos para la implantación y cuales son los modelos de distribución del software para evaluar también su potencial impacto en el precio. Damos por sentado que el retorno de la inversión (ROI) de la adquisición de un ERP es muy alto para las empresas en términos de mayor eficiencia productiva, menores costes laborales, ahorro de tiempo en tareas administrativas, datos unificados o consolidados (no duplicación de datos), mejora de la planificación operativa, mejor tratamiento de las oportunidades de negocio, etc.

I. Factores que influyen en el precio de un ERP para PYMEs

• Precio de licencia de software (en caso de software libre y gratis, no existe este coste) o sistema híbrido
• Análisis GAP o similar para establecer las necesidades reales de la empresa y el alcance del proyecto, si fuera necesario (Consultoría)
• Nivel de cobertura del ERP (implantación de módulos, por ejemplo, de gestión financiera, CRM, ventas y marketing, gestión de recursos humanos; fabricación, ingeniería o producción; gestión de la cadena de abastecimiento o SCM, gestión de almacén o inventario, compras o adquisiciones, etc. (Consultoría)
• Sistema de distribución del software (distribución en la nube, cloud o SAAS; en local, o distribución on-premise, o sistema de licencia perpetua)
• Coste de alojamiento en servidores y hardware de red
• Migración de datos de al nuevo ERP
• Personalización o adecuación del software a los procesos particulares de la empresa (Consultoría)
• Pruebas de funcionamiento
• Formación o entrenamiento para que el personal saque el máximo provecho a la aplicación
• Servicios de apoyo postventa o consultoría post implementación (Consultoría)
• Mantenimiento o soporte técnico (incidencias, fallos, actualizaciones del software principal y actualización evolutiva de módulos)
• Gastos de desplazamientos en caso de que sea necesario (transporte, hotel, restaurante)
• Costos imprevistos

II. ¿Cuánto puede costar un ERP para tu empresa?

Antes de hablar de un precio, habría que ver algunos factores que reducen el precio gracias a avances tecnológicos recientes.

Normalmente, lo primero que hay que se hace es centrar el alcance del proyecto a través de un trabajo de consultoría para definir las funcionalidades. Pero a veces surgen problemas, por ejemplo, la empresa que se aventura a adquirir un ERP por primera vez no sabe con claridad qué procesos debe optimizar o automatizar, o la empresa que abandona un ERP antiguo por uno nuevo buscan una aplicación similar a la anterior para no perder los conocimientos adquiridos con los años de uso. En cualquier caso, los consultores saben orientar al usuario y tienen el ojo clínico necesario para centrar correctamente el alcance de los proyectos para PYMEs. En los proyectos grandes, más complejos o muy verticales, no dudan en llevar a cabo un estudio profundo de los procesos a través de un análisis GAP.

Es importante es no cometer el error de adquirir funcionalidades inútiles para la empresa, lo cual es un error muy común que encarece innecesariamente el proyecto.

Actualmente hay una clara tendencia hacia el software libre (opensource) o sistemas híbridos. Esto permite reducir mucho una de las variables tradicionales mas sensibles del precio que es el coste de licencias. La empresa puede ahorrar mucho dinero en este concepto. Por ejemplo, con un ERP como Odoo que ofrece una versión con licencia (Odoo Enterprise) y otra totalmente opensource (Odoo Community) permite la implantación híbrida. Y hay empresas que quieren mantener una actualización de calidad de módulos críticos como el financiero y contabilidad con “localización” o adaptación perfecta a la legislación de su país. Odoo ERP Enterprise garantiza esa localización, pues la empresa, puede contratar a Odoo el módulo de Contabilidad y Facturación (que son interdependientes) y para el resto del proyecto de implantación, optar por los módulos gratis de la versión Community de Odoo.

Por otra parte, hay una marcada preferencia por los ERP en versión en la nube, Software-As-a-Service (SaaS) o on-cloud. Esto también reduce costos porque no es necesaria su implantación en máquinas físicas (servidores) de las empresas. Sólo se llevan a cabo parametrizaciones o configuraciones sobre la instancia del software que se contrata para cada empresa.

Respecto a las migraciones de datos, normalmente no son complicadas y hay proveedores de ERP que las incluyen en el servicio. Hay datos de conversión obligada como los Estáticos (datos de clientes o listas de precios, por ejemplo), los datos Dinámicos, por ejemplo, las órdenes de trabajo abiertas, son de conversión deseable. Y datos Históricos, como el historial de órdenes de trabajo o el historial contable que no hay que conservar por ley son de conversión opcional. Sólo se migrarán los datos claramente indispensables.

A veces, aparecen gastos inesperados, trabajos extras, mejoras no planeadas, reingeniería de procesos. Para estos gastos, y los que no se han podido cuantificar inicialmente, se puede contratar un bolsa de horas o plan de servicios (Consultoría) permita afrontarlos sin sobresaltos.