Un ERP (Enterprise Relationship Planning) es un software integrado de gestión empresarial, normalmente se habla de los beneficios de un sistema de este tipo para una empresa, institución, clínicas y hospitales, colegios y universidades, pero en este artículo se analinzan las desventajas, riesgos, inconvenientes o problemas que podría generar un ERP en una organización para tener en cuenta en el momento de elegir un software a implantar.

Indice:

1. La implantación de un ERP es una inversión costosa

2. Costes de mantenimiento

3. La empresa se adapta al ERP

4. Si adaptas el ERP a la empresa

5. Aumento la complejidad

6. La resistencia al cambio

7. La resistencia al intercambio de información interna

8. La ausencia de formación o capacitación de los usuarios

1. La implantación de un ERP es una inversión costosa

En dinero, en tiempo, en esfuerzo, y en horas de sueño.

Si bien hay modalidades más económicas como el software opensource o el software como servicio (solución en la nube o on cloud), el ERP seguirá siendo gasto importante para la empresa.

La implantación de ERP para una empresa mediana, nunca baja de las 5 cifras en Euros o en USD. Nos referimos a una empresa mediana de 50 y 250 Empleados y su facturación anual entre 10 y 20 millones de euros

Y los gastos de consultoría de implantación del ERP son caros, representan aproximadamente el 60% del presupuesto.

Pero cuidado, que muchas veces el precio final puede terminar siendo superior por funcionalidades -no presupuestadas- que se han ido añadiendo a durante el proyecto.

En materia de software empresarial tienes dos opciones: O te adaptas a los procesos que te impone el software o el software se debe adaptar a los procesos de tu empresa.

Prácticamente todas las implantaciones de software ERP actuales se hacen con soluciones modulares y estándar. Con mayor o menor cantidad de funcionalidades, con mejor o peor diseño de estructura o usabilidad, mayor o menor integración con terceros, y son más o menos flexibles, etc.

Pero hay áreas en las empresas que requiren ciertos retoques del software ERP estándar, para garantizar sus particulares procesos productivos, comerciales o administrativos. Y esto ocurre en dos escenarios diferentes:

1. Porque la empresa no está dispuesta a adaptarse a los procesos estándares que propone la nueva aplicación. Es decir, empresa no quiere cambiar sus procesos actuales.
2. El nuevo software ERP no incluye los módulos que la empresa está buscando. Y se deberían programar, para ajustarse el ERP al modelo de negocio.

Normalmente la gestión de producción es complicada, sobre todo cuando se trata de una empresa PYME que fabrica para terceros (que es un escenario muy común): cambios frecuentes de diseños, de ingeniería, de materiales, de habilidades, de clientes, presión en los plazos de entrega, dificultades logísticas, etc.

Y un ERP es imprescindible para gestionar estos tipos de procesos porque:

• Facilita la planificación inteligente de la producción a través del Plan Maestro de Producción (PMP) o Master Production Schedule (MPS) 
• Facilitan la gestión de inventario
• Permite crear un programa efectivo de producción en taller o en fábrica
• Mejora el control de las finanzas
• Permite visualizar perfectamente el desempeño organizacional en todas las áreas. Ya que el equipo de gestión puede observar fácilmente el rendimiento individual e identificar áreas de mejora.
• Optimiza la gestión de los procesos de ventas
• El resultado es el aumento de la rentabilidad

Los software ERP más interesantes del mercado son modulares y los que no lo son, son tienen altas capacidades de personalización y configuración asociadas al sistema, que permiten añadir módulos de una forma relativamente simple. Y esto lo que define el valor de un software ERP: la integración, la centralización de procesos front office y back office, y de flujos de trabajo y de la información; y la flexibilidad para personalización que tenga la herramienta. 

1. Módulo ERP de Gestión financiera

2. Módulo ERP de Gestión de la Cadena de Suministro

3. Gestión de inventario o stock

4. Módulo CRM o de Gestión de las relaciones con clientes

5. Módulo ERP de Recursos humanos (RRHH)

¿Cuáles son los Módulos ERP más solicitados para implantar por las Empresas?

1. Módulo ERP de Gestión financiera (FICO)

Las finanzas son la columna vertebral de tu negocio. Es lo que permite optimizar y conseguir la multiplicación del dinero.

En un ERP el módulo de gestión financiera y contabilidad  (FICO) permite tener una visión completa de la situación financiera de la empresa en cada uno de los departamentos.

Los sistemas ERP básicos normalmente incluyen herramientas de gestión financiera.

Sin embargo hay empresas que por razones de especialización prefieren llevar la contabilidad en forma separada. En cualquier caso, la información financiera y contable se puede integrar al ERP de diferentes formas.

2. Módulo ERP de Gestión de la Cadena de Suministro

La optimización de la cadena de suministro o Supply Chain Management es un proceso comercial imprescindible, pero complicado porque involucra el flujo y transformación de bienes (e información asociada) desde la fase de materias primas hasta que el producto llega al usuario final.

Y tener datos en tiempo real es una característica vital de un buen módulo de gestión de la cadena de suministro en un software ERP, por la necesidad de tomar decisiones teniendo en cuenta la situación del abastecimiento, producción, distribución, etc.

También es importante que tenga buenas capacidades de planificación de la demanda y análisis predictivo, porque permitirá aliviar costes al reducir el deterioro y el exceso de inventario.