Si estás interesado en la implantación o implementación de un nuevo ERP en tu empresa te recomendamos tener en cuenta algunos costes que no están muy claros al principio pero que en algún momento podrían aparecer y trastocar un poco el presupuesto total de adquisición del sistema.
1. Costes laborales de implantación ERP
2. Costes de capacitación y entrenamiento del ERP
3. Actividades de corrección de errores del ERP
4. Costes por resistencia de los empleados a adoptar el nuevo ERP
5. Costes por reingeniería, personalización e integración del ERP
¿Cuales son los principales costes extra o no esperados en la implantación de un ERP?
Realmente hay un coste laboral importante (en tiempo y esfuerzo) desde que se involucra a los usuarios de varios departamentos en el proceso de selección de la solución ERP y un proveedor adecuado. Es un coste de horas imputable al proyecto. Dejando de lado esto….
En principio la previsión de costes de personal parece evidente, tanto si la implantación es de un ERP Cloud o de un ERP on premise; o si la implantación es hecha por la propia empresa o institución, como si se recurriere a consultores externos.
- acondicionamiento de servidores
- configuración funcional del sistema para adaptarlo a los flujos y procesos del cliente
- configuración y parametrización de módulos del ERP
- migración de datos históricos desde el sistema heredado (o sistema legacy). Limpieza de datos desactualizados.
- diseño de formularios corporativos… etc…
Aunque haya un presupuesto sobre la mesa, siempre van a aparecer trabajos extra no presupuestados.
Hay empresas que lo saben, se anticipan y añaden personal temporal, especializado en la tecnología, de apoyo (o contratan consultores para partes del proyecto).
Y cuando el proyecto en conjunto, lo lleva una empresa de consultoría externa, normal que se pacte una bolsa de horas para imprevistos y contingencias. Aunque es muy común que la empresa externa trabaje muchas horas a costes perdidos.
La capacitación es ampliamente reconocida como un coste oculto importante.
- el personal necesitará aprender nuevas habilidades
- se deberán adaptar a la herramienta y el entrenamiento es clave para el éxito de la implantación.
Estimar ese coste real con precisión es difícil. En algún momento aparecerá.
La prueba para detección y corrección de errores es una actividad imprescindible, y puede ser una fuente de aparición de problemas, necesidad de retoques en la solución, o re configuración. Donde hay problemas hay costes.
Una vez que un buen ERP está correctamente ajustado, normalmente no aparecen problemas.
Leer más… 5 Costos extra o no esperados de implantación de ERP que pueden encarecer el precio
La administración de la cadena de suministro (o supply chain management SCM) es el diseño, el establecimiento y la administración de las cadenas de logística integradas para flujos de materiales e información a lo largo de todo el proceso de valor agregado (cadena de suministros) de un producto. Es un control y gestión que va desde la posición de la empresa hasta la llegada del suministro al consumidor.
Las Fases de la Cadena de Suministro se resumen en tres:
En este video explicamos en detalle cómo solicitar una cotización, presupuesto o propuesta económica de un nuevo ERP o CRM para tu empresa o institución. Son temas que hay que tener en cuenta hasta la primera reunión con el proveedor del software, la cual también hay que preparar muy bien para obtener los mejores resultados. Pautas para la solicitud de un presupuesto o cotización de un sistema ERP:
1. Ponte en el lugar del proveedor de servicios de software
Deberías comenzar por final. ¿qué ocurre cuando envías a un desarrollador, integrador, implantador o consultor una solicitud de cotización o presupuesto. Tu solicitud de presupuesto o cotización -enviada por formulario o correo electrónico- llega al proveedor de servicios de software como un lead en su CRM. Transitará por su embudo de venta. Para este proveedor es una oportunidad de negocio, y al mismo tiempo, es una oportunidad de demostrar todo su talento empresarial.
Lo primero que hace la empresa, es valorar la importancia del lead y filtrar los que realmente tienen interés para el negocio y se pueden convertir en prospectos. Es que las empresas de software reciben muchísimos mensajes de solicitud de información y una gran cantidad de éstos son intrascendentes para su negocio (estudiantes de master, empresas que sólo recaban información sin tener nada en claro, preguntas obvias..etc). Y la contestación de estos pueden tener una tramitación no urgente. Por eso, expresa con claridad quién eres, a qué empresa representas y qué quieres. La forma en que llega la solicitud al proveedor de ERP, determina su nivel de respuesta: o un simple correo electrónico genérico o una inmediata llamada telefónica del gerente comercial, para fijar un encuentro inmediato (presencial o por videoconferencia).
2. Factores de evaluación del ERP en base a criterios predefinidos
Antes de enviar la solicitud de cotización o presupuesto, deberías tener en claro cómo vas a evaluar la calidad de las ofertas de servicios que irás recibiendo. Es decir, qué propuesta tecnológica y económica va a ser más conveniente para resolver las necesidades de gestión de tu empresa. Y también deberías establecer el equipo que realizará contigo la evaluación y selección de propuestas, de acuerdo a unos criterios predefinidos, por ejemplo:
Factores de evaluación (total 100%)
Software
Amplitud de módulos: ofrece todos los módulos que necesita la empresa
Profundidad de funcionalidad: cumple con los requisitos de software
Peso del criterio: 30%
Tecnología
Compatibilidad con la estrategia de TI: plataformas, base de datos, accesibilidad
On Premise o en La Nube
Software libre o software propietario
Integración con otros sistemas que ya tiene implantado la compañía
Adopción de tecnología por parte de los proveedores.
Peso del criterio: 20%
Características del Proveedor del ERP
Viabilidad, fortaleza, visión, experiencia, confianza, conocimiento del proveedor, certificaciones del proveedor en relación a la herramienta
Experiencia en implantación con otras empresas de tamaño similar y complejidad, y sector.
Referencias que presenta el proveedor
Peso del criterio: 15%
Implementación
Servicios de implementación que ofrece
Metodología de implementación definida y probada
Cronología del proyecto propuesto
Fuerza organizativa del proveedor: recursos de personal y calificaciones
Experiencia de los consultores e implantadores
Referencias similares en tamaño y complejidad.
Peso del criterio: 20%
Coste Total de Propiedad del ERP
Coste total de propiedad durante un período de años.
Licencia de software, suscripción, etc.
Servicios de implementación
Formación
Mantenimiento y evolutivos
Peso del criterio: 15%
Total 100%
Leer más… Cómo Solicitar una Cotización o Presupuesto de ERP o CRM
Muchas empresas se aferran a la gestión empresarial y financiera en forma manual o artesanal (mediante plantillas Excel, por ejemplo) y están perdiendo muchísimo potencial. Un sistema ERP es una gran inversión, que lleva al éxito de las pequeñas empresas. Si bien la gestión manual de una empresa, parece muy barata solo lo es en términos relativos, porque implica tener una o varias personas trabajando para ello -que en el tiempo, es un gasto importante- y una gran pérdida de eficiencia y oportunidades.
La gestión manual de empresas conduce a:
Leer más… ¿Por qué un ERP aumenta la rentabilidad e impulsa el éxito de las empresas?
Los ERP (enterprise resource planning) nunca se han caracterizado precisamente por la innovación. Una nueva generación de ERP ha irrumpido con fuerza en los últimos años, particularmente, en el segmento de PYMEs industriales, manufacturas o fabricación industrial. Este “movimiento”, por llamarlo de alguna manera, coincide -por un lado- con la expansión de tecnologías emergentes como cloud computing, la inteligencia artificial, Big Data, el Blockchain,o Cadena de Bloques, la Realidad Aumentada, Internet de las cosas (IoT), Tecnologías Wearables y Tecnologías Sociales. Y -por otro lado-, coincide también con nuevas formas de gestionar y de producir bienes, ofreciendo una eficiencia operativa innovadora y una nueva visión de los procesos de flujo de trabajo. La fuerza tractora de este movimiento ha sido, sin duda, el cloud computing. Las mejoras tecnológicas ofrecen claros beneficios para los pequeños fabricantes, que aprovechan procesos sofisticados de la cadena de suministro, para fabricar o producir, almacenar, promocionar y distribuir bienes en un entorno más eficiente y rentable.
I. Las Tecnologías Emergentes y los ERP
Pero la gran velocidad en que cambia o se transforma el panorama tecnológico y empresarial plantea algunos interrogantes:
Podríamos responder estas preguntas analizando el impacto real o potencial, los desafíos y oportunidades de estas tecnologías emergentes para las pequeñas y medianas empresas. Concretamente:
Leer más… Cómo impactan las nuevas tecnologías de los ERP en las PYMES
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